Privacy statement

1. Waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt?

Om uitvoering te kunnen geven aan de verzekeringsovereenkomst die Aevitae heeft gesloten met verzekeringsnemers is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk. Zo moeten wij bijvoorbeeld ten behoeve van de uitvoering van de Zorgverzekeringswet (zorgverzekeringen) en de Pensioenwet (inkomensverzekeringen) de verzekerde identificeren en nemen wij het burgerservicenummer van de verzekerde op in onze administratie (wettelijke verplichting). Daarnaast is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk om de overeenkomst die wij met u sluiten uit te voeren.  Wij gebruiken uw persoonsgegevens dan ook voor verschillende doelen en alleen als en voor zover het gebruik voor dat doel nodig is.

De doelen betreffen:

1. Beoordelen en accepteren
2. Sluiten en uitvoeren van de verzekering
3. Commercie en Marketing

Aevitae B.V. kan ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. Wij blijven wel altijd verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens. Voorbeelden van uitbesteding zijn de werkzaamheden die onder andere VECOZO en Vektis namens ons verrichten. Via de dienst Controle op Verzekeringsgegevens (COV) van VECOZO kunnen zorgverleners bijvoorbeeld de actuele verzekeringsgegevens (zorgverzekeringspakket basis en/of aanvullend) raadplegen van verzekerden. Daarnaast kunnen zij via VECOZO digitaal declaraties indienen bij de juiste zorgverzekeraar. Vektis ondersteunt zorgprofessionals, patiëntenorganisaties en overheidspartijen bij het verbeteren van de zorg en het toegankelijk en betaalbaar houden van goede zorg in Nederland. Vektis doet voor zorgverzekeraars analyses van declaratiegegevens. Soms verstrekt Vektis in opdracht van zorgverzekeraars die gegevens aan derden, vaak voor wetenschappelijk onderzoek of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

In het vervolg van deze paragraaf worden de onderdelen I t/m III nader uitgewerkt.

• 1. Beoordelen en accepteren

Algemeen

Verwerking aanvraag
Uw gegevens worden verwerkt zodra u een verzekering aanvraagt. Dit gebeurt aan de hand van de gegevens die u op het (elektronische) aanvraagformulier hebt ingevuld.

Indien de verzekering wordt aangevraagd door een rechtspersoon vragen wij naar de uiteindelijk belanghebbende (UBO; ultimate beneficial owner) of wordt de UBO door ons bepaald na onderzoek via onder meer de Kamer van Koophandel. De persoonsgegevens van de UBO worden door ons verwerkt, waaronder toetsing aan de hand van sanctielijsten, omdat het volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme niet is toegestaan financiële diensten te verlenen aan gesanctioneerden.

Zorgverzekeringen en aanvullende ziektekostenverzekeringen

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om te controleren of u verzekeringsplichtig bent voor de basisverzekering. Voor de basisverzekering is het uitgangspunt dat iedere verzekeringsplichtige geaccepteerd wordt, dat bepaalt de Zorgverzekeringswet.

Voor aanvullende ziektekostenverzekeringen worden in het kader van ons acceptatiebeleid persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid gevraagd om te beoordelen of de verzekering die wordt aangevraagd, afgesloten kan worden. De gegevens worden beoordeeld onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur, zodat deze gegevens zeer beperkt worden verwerkt. Deze beoordeling kan ertoe leiden dat de aanvrager een aanbod  ontvangt dat afwijkt van zijn aanvraag.

Geautomatiseerde verwerking aanvraag
Uw gegevens worden geautomatiseerd verwerkt als u een basis- of een aanvullende ziektekostenverzekering aanvraagt. Dit gebeurt aan de hand van de gegevens die u op het (elektronische) aanvraagformulier hebt ingevuld. Bij uw aanvraag voor een aanvullende ziektekostenverzekering kan het ook gaan om gezondheidsgegevens. Dit leidt tot het afsluiten van de verzekering of afwijzing van uw aanvraag. U kunt  contact opnemen met ons en een vraag of klacht indienen naar aanleiding van de geautomatiseerde afhandeling van uw aanvraag. De vraag of de klacht wordt door een medewerker van Aevitae bekeken.

Inkomensverzekeringen

In het kader van acceptatiebeleid wordt een verzekeringsaanvraag beoordeeld aan de hand van uw antwoorden op de vragen op het aanvraagformulier. Deze beoordeling kan ertoe leiden dat u een aanbod ontvangt dat afwijkt van uw aanvraag of dat de verzekeringsaanvraag niet wordt geaccepteerd. Indien u bepaalde informatie niet geeft, dan kan dit gevolgen hebben voor uw aanvraag.

• 2. Sluiten en uitvoeren van de verzekering

Zorgverzekeringen en aanvullende ziektekostenverzekeringen

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor het sluiten en uitvoeren van de basisverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering. Voor het uitvoeren van deze verzekeringen zijn ook gegevens over uw gezondheid nodig.

Onder het uitvoeren van de verzekering vallen: bepalen of u recht heeft op (vergoeding van) zorg, betalen aan de zorgaanbieder, betalen van vergoedingen aan u, innen van premie, serviceverlening aan u, vaststellen van eigen bijdrages en verplicht en vrijwillig eigen risico, uitvoeren van controles , bestrijden van fraude (waaronder een intern registratiesysteem), verhalen van schade op derde partijen, waaronder andere verzekeraars (bijvoorbeeld uw reisverzekeraar, de persoon die voor de schade aansprakelijk is dan wel de aansprakelijkheidsverzekeraar), onderzoek onder verzekerden naar de kwaliteit van zorg, verbeteren van dienstverlening, gericht informeren van groepen verzekerden met voor hen relevante informatie, beperken van betalingsachterstanden van de verzekeringnemer bij de zorgverzekeraar, bewerkstelligen dat de verzekeringnemer niet langer een bestuursrechtelijke premie verschuldigd is, behandelen van klachten en geschillen en analyseren van (persoons)gegevens voor risicobeheersing (waaronder de beheersing van zorguitgaven) en de inkoop van zorg.

Aevitae houdt een Gebeurtenissenadministratie bij ter waarborging van de veiligheid en integriteit van de dienstverlening en de sector. De afdeling Veiligheidszaken of een andere daartoe aangewezen afdeling kan besluiten de persoonsgegevens uit de Gebeurtenissenadministratie op te nemen in een Intern Verwijzingsregister (IVR). In het IVR neemt Aevitae uitsluitend persoonsgegevens op van (rechts)personen die een risico vormen voor de veiligheid en/of integriteit van de zorgverzekeraar of de Groep waartoe Aevitae behoort. Indien een gebeurtenis voldoet aan de criteria uit het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI), nemen wij de relevante persoonsgegevens op in een Incidentenregister, en in voorkomende gevallen, het Extern Verwijzingsregister (EVR, genoemd hierna onder ‘Uitwisseling met derden’).

Uitwisseling met derden
Uw persoonsgegevens worden soms gedeeld met of verkregen van derden. Ze worden nooit verkocht aan derden. Voorbeelden van het delen met derden zijn:

• De zorgverzekeraar die volmacht heeft verleend aan Aevitae. De zorgverzekeraar heeft eigen wettelijke verplichtingen om uw persoonsgegevens vast te leggen en dient te registreren wie diens klanten zijn, teneinde op eigen wijze uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst. Voor veel van uw persoonsgegevens zijn de zorgverzekeraar en Aevitae gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Privacy statement van EUCARE.: https://eucareinsurance.com/wp-content/uploads/2020/01/20200108_Updated_CUSTOMER_PRIVACY_NOTICE_EUCARE.pdf
• De ANWB-alarmcentrale voor calamiteiten die zich in het buitenland voordoen. Zij zijn als het ware het spin in het web tussen u, Aevitae en buitenlandse hulpdiensten.
• CAK: Wij verstrekt uw bsn en uw bankrekeningnummer aan het CAK als u in aanmerking komt voor compensatie van het (verplicht) eigen risico. Dit is een wettelijke verplichting.
• College van burgemeester en wethouders: Aevitae wisselt persoonsgegevens uit met het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waarin u woont voor het voorkomen en verminderen van schulden. Dit is een wettelijke verplichting.
• Werkgevers of belangenbehartigers: als u korting krijgt op uw premie omdat u onderdeel uitmaakt van een collectiviteit, gebruiken wij uw persoonsgegevens om periodiek bij uw werkgever of belangenbehartiger te controleren of u nog recht heeft op deze korting.
• Zorgkantoren: om te voorkomen dat zorg zowel op grond van de Wet langdurige zorg als de basisverzekering wordt betaald, en voor de onderlinge afstemming van de op grond van de zorgverzekering en de Wlz verzekerde zorg;
• SVB: de SVB ontvangt gegevens van het Zorgkantoor voor de verzekerdenadministratie bedoeld in artikel 35 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen en de betalingen ten laste van het persoonsgebonden budget en het daarmee verbonden budgetbeheer;
• Wij wisselen persoonsgegevens uit met toezichthouders (bijvoorbeeld de Nederlandse Zorgautoriteit of de Autoriteit Persoonsgegevens) indien dit nodig is in het kader van de toezichthoudende taak. Dit is een wettelijke verplichting.
• Aevitae en de verzekeraar hebben ieder een Incidentenregister waarin persoonsgegevens worden opgenomen. In dit register worden gebeurtenissen opgenomen die als gevolg hebben of zouden kunnen hebben dat de belangen, integriteit of veiligheid van de verzekerden, of (de medewerkers van) Aevitae of de financiële sector als geheel in het geding zijn of kunnen zijn, zoals het vervalsen van nota’s, identiteitsfraude, skimming, verduistering in dienstbetrekking, phishing en opzettelijke misleiding.
• In het Extern Verwijzingsregister worden de persoonsgegevens opgenomen van personen waarvan in voldoende mate vaststaat dat zijn gedragingen een bedreiging (kunnen) vormen voor de financiële belangen van (medewerkers van) Aevitae of zijn verzekerden. Het Extern Verwijzingsregister kan worden ingezien door de deelnemers aan het Protocol Incidenten waarschuwingssysteem Financiële Instellingen Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (verzekeraars.nl).
• Basis Registratie Personen: Zorgverzekeraars verkrijgen persoonsgegevens vanuit de Basis Registratie Personen.
• De Nationale sanctielijst terrorisme van de Rijksoverheid: Zorgverzekeraars moeten controleren of u voorkomt op deze lijst. Als u voorkomt op de lijst wordt dit gemeld aan De Nederlandsche Bank.
• Andere verzekeraar: wij wisselen soms gegevens uit om schade of kosten die wij vergoed hebben te verhalen, bijvoorbeeld op uw reisverzekeraar als die óók dekking biedt naast uw basis- of aanvullende verzekering, of op de aansprakelijkheidsverzekeraar van een andere persoon, die de schade of kosten veroorzaakt heeft.
• Zorgaanbieders met wie een contract is gesloten: zij brengen de kosten van zorg direct bij ons in rekening.

Gegevens over uw gezondheid
Gegevens over uw gezondheid zijn gegevens waar wij extra zorgvuldig mee omgaat. We gebruiken deze gegevens om te bepalen of u recht heeft op (de vergoeding van) zorg. Voor zover dat nodig is, worden gegevens over gezondheid ook gebruikt voor controle, het doen van fraudeonderzoek, verhaal op een derde en analyses voor zorginkoop en risicobeheersing.

De medisch adviseur van Aevitae is een in het register inzake Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG) ingeschreven: arts, tandarts, fysiotherapeut, verloskundige, verpleegkundige, gezondheidszorgpsycholoog, psychotherapeut of apotheker.

De medisch adviseur heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. Het gebruik van gezondheidsgegevens valt onder verantwoordelijkheid van de medisch  adviseur(s). Iedere medewerker die gezondheidsgegevens gebruikt, valt onder de verantwoordelijkheid van de medisch adviseur, behalve voor wat betreft handelingen met een puur administratief karakter zoals het verwerken van declaraties van zorgaanbieders en het doorzenden en digitaliseren van post. De groep van medewerkers onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur, heet de ‘functionele eenheid’. De medewerkers in de functionele eenheid hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als de medisch adviseur.

Geautomatiseerde verwerking machtigingsaanvraag of declaratie
Uw machtigingsaanvraag doorloopt een zorgvuldig proces, waarbij toetsingscriteria gebaseerd op de verzekeringsvoorwaarden worden toegepast op uw aanvraag. Het toepassen van deze criteria kan geautomatiseerd plaatsvinden. U krijgt altijd een bericht waarin de aanvraag wordt toe- of afgewezen. Daarin staat beschreven hoe u een klacht kunt indienen als u dat wilt.

Declaraties worden meestal geautomatiseerd afgehandeld, waarbij toetsingscriteria gebaseerd op de verzekeringsvoorwaarden worden toegepast op uw declaratie.
U heeft de mogelijkheid om een vraag of klacht in te dienen naar aanleiding van de geautomatiseerde afhandeling van uw declaratie. De vraag of de klacht wordt door een medewerker van Aevitae bekeken.

Inkomensverzekeringen

Bij het beoordelen van de verzekeringsaanvraag en voor het sluiten en uitvoeren van de verzekering hebben wij de persoonsgegevens van de verzekerden nodig. Verder hebben wij persoonsgegeven van de contactpersoon van de verzekeringsnemer nodig.

Onder het uitvoeren van de verzekering vallen: bepalen of de verzekeringsnemer recht heeft op vergoeding van de door de zorgaanbieder gedeclareerde schade, betalen van vergoeding aan de verzekeringsnemer, innen van premie, uitvoeren van controles, bestrijden van fraude (waaronder een intern registratiesysteem), verhalen van schade op derde partijen, onderzoek onder verzekerden naar de kwaliteit van onze dienstverlening, behandelen van klachten en geschillen.

Uw persoonsgegevens worden soms gedeeld met of verkregen van de volgende categorieën van derde instanties; verzekeraars, overheid, dienstverleners en partijen betrokken bij de totstandkoming van uw verzekering. Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Voorbeelden van het delen met derde partijen zijn:

• Wij verkrijgen persoonsgegevens van de arbodienst van de verzekeringsnemer;
• Aevitae wisselt persoonsgegevens uit met toezichthouders (bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens) indien dit nodig is in het kader van de toezichthoudende taak. Dit is een wettelijke verplichting. Dit kan onder meer het geval zijn na een datalek, welk datalek tevens in een datalekregister wordt genoteerd. Het datalekregister wordt tevens uit hoofde van een wettelijke verplichting met onze externe Functionaris voor gegevensbescherming uitgewisseld.
• Indien wij een netto uitkering verstrekken aan de verzekerde worden persoonsgegevens verstrekt aan de Belastingdienst.
• Aevitae en de verzekeraar hebben ieder een Incidentenregister waarin persoonsgegevens worden opgenomen. In dit register worden gebeurtenissen opgenomen die als gevolg hebben of zouden kunnen hebben dat de belangen, integriteit of veiligheid van de verzekerden, of (de medewerkers van) Aevitae of de financiële sector als geheel in het geding zijn of kunnen zijn, zoals het vervalsen van nota’s, identiteitsfraude, skimming, verduistering in dienstbetrekking, phishing en opzettelijke misleiding.
• In het Extern Verwijzingsregister worden de persoonsgegevens opgenomen van personen waarvan in voldoende mate vaststaat dat zijn gedragingen een bedreiging (kunnen) vormen voor de financiële belangen van (medewerkers van) Aevitae of zijn verzekerden. Het Extern Verwijzingsregister kan worden ingezien door de deelnemers aan het Protocol Incidenten waarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
  
  
  
• 3. Commercie en Marketing

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u te informeren en te interesseren voor onze andere producten en diensten. Gegevens over uw gezondheid (bijvoorbeeld declaratiegegevens) worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden, tenzij u hier expliciete toestemming voor heeft gegeven. Soms maken we selecties van het klantenbestand, bijvoorbeeld om een product voor een bepaalde doelgroep aan te prijzen. Indien u niet geïnformeerd wilt worden over onze andere producten en diensten kunt u zich hiervoor gratis afmelden door een bericht te versturen naar privacy@aevitae.com.

Analyse
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor analyses ten behoeve van marketingactiviteiten. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van gegevens over uw gezondheid, tenzij u hier expliciete toestemming voor heeft gegeven.

Klantgroepen selecteren
Wij gebruiken persoonsgegevens voor het samenstellen van klantgroepen ten behoeve van marketingactiviteiten en voor het verbeteren van service. Een klantgroep kan (ook) gebaseerd zijn op gegevens die zijn verkregen uit bronnen buiten Aevitae. Uw gegevens worden niet gebruikt voor het nemen van een uitsluitend geautomatiseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u op andere wijze in aanmerkelijke mate treft.

Cookies
Als u de website van ons bezoekt kunnen wij informatie opslaan op uw computer in de vorm van een cookie. Informatie over cookies op de Aevitae website kunt u lezen in ons Cookiebeleid: Cookiebeleid (aevitae.com).

2. Worden werkzaamheden uitbesteed?

Wij kunnen ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. Wij blijven wel altijd verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens. Voorbeelden van uitbesteding zijn de werkzaamheden die onder andere Vecozo en Vektis namens zorgverzekeraars verrichten[1]. Aevitae kan ervoor kiezen om de verwerking van zorgdeclaraties die niet rechtstreeks door de zorgverlener via Vecozo worden ingediend, deels uit te besteden.

3. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

We bewaren uw persoonsgegevens zolang wij deze nodig hebben voor het doel waarvoor wij uw gegevens in eerste instantie hebben gekregen. Dit betekent dat de meeste gegevens 7 jaar worden bewaard (met ingang van het volgende jaar dan het jaar waarop de gegevens betrekking hebben), met een aantal uitzonderingen.

De uitzonderingen betreffen:

• Niet gesloten verzekering

Het kan voorkomen dat u bij Aevitae een verzekering heeft aangevraagd, maar deze niet heeft afgesloten. Omdat u zelf besloot de verzekering niet te willen sluiten, of omdat Aevitae deze geweigerd heeft. In dat geval bewaart Aevitae uw gegevens  1 jaar na de aanvraag. Op die manier kan Aevitae uw gegevens controleren als u het volgend jaar weer een aanvraag indient. Tevens biedt dit Aevitae de mogelijkheid om u te benaderen met andere mogelijk interessante producten, tenzij u heeft aangegeven dat u dit niet wenst.

• Na beëindiging van uw verzekering

Hebt u wel een verzekering gesloten, maar deze inmiddels beëindigd? Dan bewaren wij uw gegevens maximaal 7 jaar nadat uw verzekering geëindigd is, dan wel maximaal 7 jaar nadat er nota’s van u zijn ontvangen. Dit doen wij o.a. vanwege de gestelde eis in de Zorgverzekeringswet. Deze gegevens mogen maximaal 2 jaar worden gebruikt voor marketingdoeleinden, tenzij u heeft aangegeven dat u dit niet wenst.

• Onderzoek medische gegevens (zorgverzekeringen)

Hebben wij een onderzoek uitgevoerd, waarbij uw medische gegevens zijn gebruikt of zijn uw medische gegevens nodig voor toekomstig onderzoek? Dan bewaren wij deze zolang dat nodig is om het onderzoek uit te voeren en af te ronden, en daarna om onze rechten veilig te stellen. Bijvoorbeeld om declaraties terug te vorderen als zorg is gedeclareerd die niet verleend is.

• Onderzoek medische gegevens, arbeidskundig onderzoek (inkomensverzekeringen)

Persoonsgegevens naar aanleiding van een medisch onderzoek of arbeidskundig onderzoek worden maximaal 15 jaar bewaard vanaf het moment waarop de laatste dossierwijziging heeft plaatsgevonden.

• Fraude

Als wij uw gegevens hebben gebruikt in een fraudeonderzoek, bewaren wij deze gegevens 8 jaar nadat het onderzoek is gesloten.

• Opnemen telefoongesprekken voor trainingsdoelen

Wij kunnen uw telefoongesprekken met ons opnemen. Dat doen wij om onze medewerkers te kunnen trainen en zo onze dienstverlening beter te maken. Deze gegevens bewaren wij 13 weken.

• Beëindiging verzekering vanwege betalingsgedrag

Als uw verzekering is beëindigd omdat u niet of te laat betaalde, worden de gegevens hierover maximaal 5 jaar bewaard tenzij de verjaring van onze vordering door ons is gestuit.

• Klachten en geschillen

Als wij uw gegevens hebben gebruikt in het kader van klachten en geschillen bewaren wij deze gegevens 5 jaar nadat de procedure is afgerond.

4. Wat zijn uw rechten?

U heeft recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, bezwaar en op het intrekken van uw toestemming. Hieronder kunt u lezen wat deze rechten inhouden.

Inzage
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben en informatie waarvoor wij die persoonsgegevens gebruiken.

Het recht op inzage is in het algemeen op een veilige manier geregeld doordat u via Mijn Aevitae zelf kunt zien welke persoonsgegevens over u worden verwerkt (NAW-gegevens, verzekeringsgegevens, informatie over het betaalde eigen risico en premiebetalingen en zorgkosten). Het kan zijn dat u daarnaast nog bepaalde specifieke informatie wilt hebben. U kunt daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt inzien.

Gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te krijgen van ons in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm, als die persoonsgegevens door u of namens u aan Aevitae zijn verstrekt en door Aevitae via geautomatiseerde procedés zijn gebruikt.

Wij kunnen de persoonsgegevens ook direct aan een andere zorgverzekeraar sturen als het gaat om gegevens die nodig zijn om over te stappen naar die andere zorgverzekeraar of een door ons gegeven machtigingen voor het vergoeden van zorg. Als u wilt dat wij uw gegevens direct aan een andere zorgverzekeraar sturen, vermeld dit dan in uw verzoek.

Rectificatie
U heeft recht op correctie (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op uw betrekking hebben. U heeft er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Vermeld in uw verzoek welke gegevens gecorrigeerd moeten worden en waarom.

Gegevenswissing
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen als volgens u één van de volgende gevallen van toepassing is:

• Aevitae heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig;
• uw gegevens worden gebruikt op grond van uw toestemming, maar u trekt deze toestemming in;
• u maakt bezwaar zoals hierna omschreven, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens;
• Aevitae mocht uw persoonsgegevens niet gebruiken;
• Aevitae was op grond van de wet al verplicht uw gegevens te wissen;

Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom u vindt dat wij dit moeten doen. Wanneer uw verzoek betrekking heeft op uw verzekering is het wissen van gegevens vaak niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat wij deze gegevens nog wel nodig hebben, met inachtneming van de geldende bewaartermijnen (zie onderdeel 2).

Beperking
U heeft er recht op dat het gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt:

• in de periode die wij nodig hebben om vast te stellen of uw gegevens inderdaad gecorrigeerd moeten worden;
• als wij uw persoonsgegevens niet hadden mogen gebruiken, maar u wilt niet dat die gegevens worden gewist;
• in de periode dat u tegen het gebruik van uw persoonsgegevens bezwaar heeft gemaakt maar van ons nog geen antwoord heeft gekregen.

Als het gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt, heeft Aevitae uw toestemming nodig om toch nog gebruik van die gegevens te mogen maken. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Uw persoonsgegevens mogen toch worden gebruikt:

• voor de uitvoering van uw zorgverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering, zodat u verzekerd kunt blijven en uw nota’s kunnen worden betaald door uw zorgverzekeraar;
• voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van een ander persoon of een rechtspersoon; of
• om redenen van groot algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie, zoals volksgezondheid.

Vermeld in uw verzoek waarom wij uw persoonsgegevens niet mochten gebruiken. Of voeg het verzoek tot beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens toe aan een verzoek tot rectificatie of een bezwaar.

Als u samen met het beroep op rectificatie of uw bezwaar ook een beroep op beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens heeft gedaan, worden uw persoonsgegevens in deze termijn minder gebruikt.

Bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Als uw gegevens worden gebruikt – maar niet voor direct marketing of uitvoering van uw verzekering - mag u daartegen bezwaar maken, als u daarvoor bijzondere persoonlijke redenen heeft. Vermeld in uw bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van uw bezwaar is.

Toestemming
Als Aevitae alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen. Vermeld bij uw verzoek welke toestemming u wilt intrekken.

5. Op welke manier kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u een beroep wilt doen op één van de rechten die hieronder genoemd worden, kunt u daarvoor een verzoek indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Aevitae. Dit kunt u bijvoorbeeld per brief of elektronisch doen. Wij kunnen uw identiteit nader verifiëren, alvorens wij op uw verzoek ingaan. We vertellen u vervolgens binnen een maand wat we met uw verzoek hebben gedaan. Als uw verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Als wij de termijn willen verlengen, laten wij u dat binnen een maand na ontvangst van uw verzoek weten.

Als u het niet eens bent met de afhandeling van uw verzoek kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of iedere andere Europese toezichthoudende autoriteit, indien van toepassing). U kunt ook een verzoekschrift indienen bij de rechtbank.

Bent u verzekeringsnemer en heeft u voor een kind een basisverzekering afgesloten? Dan kunt u bovenstaande rechten (genoemd onder 4.) ook voor dit kind inroepen. Als het kind 16 jaar of ouder is, gelden wel bijzondere regels. U heeft als verzekeringsnemer dan namelijk alleen nog recht op de gegevens die nodig zijn voor het afsluiten van de basisverzekering en om voldoende inzicht te krijgen in de door u  te betalen nota’s. Vraagt u bijvoorbeeld inzage in de persoonsgegevens van een kind van 16 jaar of ouder waarvan u verzekeringnemer bent? Dan geldt dat wij u alleen de hierboven genoemde gegevens kunnen geven. U kunt ook een machtiging overleggen van het kind van 16 jaar of ouder dat wij alle gegevens aan u mogen overleggen. Dan kunnen wij u die wel verstrekken.

6. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?

Aevitae past in het hele bedrijf beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen betreffen: de organisatie, het personeel, processen, techniek, en fysieke beveiliging , en zijn vastgelegd in ons beveiligingsbeleid.

De ontwikkelingen binnen de wereld van informatiebeveiliging gaan snel. De invulling van de maatregelen is afgeleid van internationaal geldende standaarden, zoals ISO norm ISO27002. Periodiek wordt door ons gecontroleerd of onze maatregelen nog adequaat zijn. Dit gebeurt door middel van het uitvoeren van risicoanalyses, interne controleplannen en door onafhankelijke audits. Daarnaast staan wij onder direct toezicht van verschillende toezichthouders en de externe accountant, waarbij onder meer wordt toegezien op de werking van interne beheersing van informatiebeveiliging. Als wij gebruik maken van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleren wij dat die derde partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiliging.

7. Hoe garanderen wij veilige communicatie?

Wij communiceren o.a. veilig via portalen. Wij gebruiken SmartLockr voor beveiligd mailen. SmartLockr is NTA 7516 gecertificeerd en dat betekent dat wij als organisatie ook voldoen aan deze norm. Dat is belangrijk, omdat dit wordt gevraagd bij de uitwisseling van gezondheidsgegevens via e-mail.

We vinden het als organisatie belangrijk om privacygevoelige informatie op de juiste manier uit te wisselen. Met SmartLockr kunnen zorgen wij ervoor dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot data.

8. Hoe kunt u in contact treden met Aevitae?

Mocht u vragen hebben dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. 
U kunt zich wenden tot:

Aevitae:
Aevitae B.V.
Postbus 2705
6401 DE  HEERLEN

Functionaris voor gegevensbescherming:
Mw. mr. A.C. Hermes
E-mail: mhermes@vangelderadvocaten.nl
Tel: 06 49 334 308
Post- en bezoekadres: Ellen Pankhurststraat 1a, 5032MD Tilburg

Klachtenmanagement:
Postbus 2705
6401 De  HEERLEN
klachtenmanagement@aevitae.com, privacy@aevitae.com

Afmelden voor commercie:
privacy@aevitae.com

Autoriteit persoonsgegevens:
Postbus 93374
2509 AJ  DEN HAAG

Verder verwijzen we u graag naar onze website: Aevitae. De specialist in collectieve verzekeringen

Welke wijzigingen ten opzichte van vorige versie van het privacy statement zijn gemaakt:
Het privacy statement is aangevuld met de voorgeschreven update vanuit Zorgverzekeraars Nederland.
Dit privacy statement kan wijzigen. De laatste versie vindt u altijd hier. De datum van de laatste wijziging vindt u onderaan dit statement.
Heerlen, 4 februari 2022

Dienstenwijzer

Aevitae B.V. treedt op als gevolmachtigde agent van verzekeraars. Onder nummer 12008625 heeft de Autoriteit Financiële Markten (AFM) hiertoe aan Aevitae vergunning verleend. Verzekeraars hebben aan Aevitae volmacht verleend om uw verzekeringsaanvraag te accepteren, om de polisadministratie te voeren (inclusief incasso van premie) en om uw declaraties te verwerken en uit te betalen. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden ontvangt Aevitae een vergoeding van de verzekeraar (tekencommissie). Aevitae werkt zelfstandig; verzekeraars hebben geen financieel belang in Aevitae.

Voor advies bij uw verzekering of advies bij een nieuwe verzekering wendt u zich tot uw verzekeringsadviseur.

Het medewerkersbeloningsbeleid van Aevitae is gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. Relevante bepalingen bij het beloningsbeleid zijn opgenomen in onder andere de Wet op het financieel toezicht (Wft) en het onderliggende Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (Bgfo). Dit betekent dat de beoordeling van medewerkers en de beloning geen prikkels bevatten die afdoen aan de belangen van onze klanten.

[1] Vecozo stelt bijvoorbeeld zorgverleners in staat om declaraties bij de juiste zorgverzekeraar digitaal aan te leveren. Vektis voorziet de zorgverzekeringsbranche als geheel en individuele zorgverzekeraars van o.a. statistische - en actuariële informatie ter ondersteuning van beleidsprocessen.